Solutii Document Management

Noi oferim Solutii soft Document Management

Odata cu trecerea naturala a timpului, volumul documentelor din companie creste continuu si odata cu cresterea volumului de documente creste si volumul de munca si timp acordat administrarii (managementului) documentelor. Astfel managementul documentelor fie ele doar in format electronic devine un calvar.

Un sistem software de management al documentelor va asigura o administrare facila a acestora, facilitand gasirea documentului cautat cu doar 2 click-uri.

1. Nerespectarea normelor si prevederilor legale legate de administrarea si stocarea documentelor companiei, pot atrage amenzi sau sanctiuni. Companiile sunt supuse unei presiuni constante in procesul de administrare al documentelor cu scopul de a reduce riscurile aferente. Totul se rezolva cu solutia potrivita de document management.

2. Securitatea documentelor. Multe companii si organizatii depoziteaza documente in dulapuri fizice, metoda cu riscuri de securitate mare. Stocarea documentelor in format electronic ofera posibilitatea de a securiza si de a accesa informatia controlat pe baza unor drepturi personalizate de acces. Accesul la informatie desfasurandu-se rapid si eficient.

3. Imbunatatirea eficientei. O solutie de document management creste productivitatea imbunatatind (scazand) semnificativ timpul de acces si gasirea informatiei cautate. Indexarea documentelor pentru viitoare utilizari ale informatiei este mult mai facila utilizat o solutie software de document management.

4. Reducerea costurilor. Mentinerea documentelor in format fizic impune o investitie semnificativa de bani, timp, personal, spatiu si echipament. Fiecare metru patrat ocupat de dulapurile cu documente costa lunar intre 7-20 euro/luna. Daca luam in calcul o medie de 100 metri patrati de spatiu utilizat pentru stocarea documentelor fizice, ajungem la un cost lunar de 700 – 2000 euro/luna.
Catre ce ati putea redistribui aceasta suma de 700 – 2000 Euro/luna?
Cati bani cheltuiti pe consumabile precum hartie, toner, dosare, dulapuri, service imprimante?
Adunand cele doua variabile sunt sigur ca veti ajunge la o suma cu cifra interesanta, ce sigur puteti sa o investiti pentru dezvoltarea afacerii.

5. Scazand cantitatea de hartie utilizata veti face un pas inainte in era Eco. Compania dumneavoastra va fi mai responsabila social si va veti mandrii cu emblema de Green Company (care sigur se va inventa si in Romania)

6. Accesibilitate crescuta. Permiteti angajatilor sa vizualizeze, sa partajeze, sa modifice si sa stocheze documente rapid si usor din orice colt al lumii. Da, solutia este accesibila si prin internet, evident intr-un mod foarte securizat.
Mareste performantele procesului de cercetare a arhivelor, necesitant doar cateva fractiuni de secunda pentru a gasii si a utiliza informatia cautata.

7. Recuperarea in caz de dezastru/calamitate. Toate organizatiile sunt dependente de informatie, fiind vital pentru viitorul acesteia sa poata proteja documentele importiva dezastrelor si calamitatilor. Analizati riscul in cazul unor cutremure, inundatii, incendii…nici mie nu imi place ideea. Dezastrele si calamitatile naturale sunt riscuri inprevizibile. Implementarea unei solutii de management al documentelor va protejeaza documentele, asigurandu-va restabilirea activitatii normale intr-un timp scurt.

software document management

Facebookgoogle_pluslinkedinmail