Intelegand conceptul de management al documentelor, va avea un impact major asupra organizatiei – companiei tale. Fie ca este vorba despre un IMM sau o companie mare, implementarea unei solutii de management al documentelor va presupune trecerea lor din sistemul fizic in sistemul electronic, centralizat.
Subliniez in urmatoarele randuri aspectele fundamentale ale indexarii documentelor si sustragerea – obtinerea informatiei prin managementul proceselor de business.
Baza managementului de documente.
Managementul documentelor reprezinta procesele de creare > stocare > sustragere a documentelor. Cu sau fara solutia software de document management, organizatia ta va creea, stoca si extrage documente zilnic. Pentru multe companii aceste procese sunt extrem de costisitoare in termeni de timp, bani si resurse umane, dar de foarte multe ori este un proces ignorat.
Ei bine, evolutia tehnologica si concurenta economica ne ajuta sa fim mai eficienti in toate procesele pe care le desfasuram in companie.
Tipurile documentelor cu care lucram.
Documentele, cu care lucram in mod uzual se prezinta sub diverse forme, atat in format fizic pe hartie cat si in format electronic.
Spre exemplu: factura de la furnizor vine in format fizic pe hartie, fiind un document obligatoriu de pastrat in forma fizica (in Romania).
Aceasta factura de la furnizor a fost creata in baza unei note de comanda lansata catre furnizor si, care exista in format electronic.
Iata, deja avem 2 (doua) documente legate unul de celalalt, care trebuiesc mentinute impreuna pentru referinte ulterioare, dar in 2 (doua) forme diferite de prezentare. Unul este pe hartie si unul in format electronic, locul de pastrare al celor 2 documente este diferit. Asta daca nu cumva purcedem catre printarea notei de comenda de pe calculator, masura des intalnita dar cu consecinte in aria costurilor pe termen scurt si lung. (hartie, depozitare, arhivare etc)
In acest caz, sistemul software de management al documentelor ne va simplifica viata la o ulterioara cautare a celor 2 documente.
Cat de mult am fi complicat exemplul daca am fi adaugat si un document proces verbal de primire sau chiar un contract. In continuare aceste documente posibil sa existe in formate diferite in locatii fizice diferite. (factura la conta, contractul la admin etc)
Acum eu pun o intrebare care sigur o sa incurce tare mult acest exemplu:
Ce s-ar fi intamplat daca ar fi aparut o problema cu comanda?
Unde gasim toate documentele necesare verificarii? Unde gasim contractul, documentele de comanda livrare, alte comunicari intre noi si furnizor? unde este confirmarea plati? unde este aprobarea bugetului pentru comanda?
Sunt sigur, ca va dura mult si va manca multi nervi rezolvarea aceste probleme. Stiu asta pentru ca am testat scenariul atat in medii multinationale cat si in companii de mici dimensiuni cu 10 angajati. In ambele cazuri, exercitiul a creat o stare de agitatie si tensiuni intre toate partile implicate.
Cum este utilizat sistemul software de management al documentelor?
Un sistem de Document Management este utilizat pentru a captura si a organiza toate documentele intr-un sistem electronit usor de utilizat.
Documentele din format fizic de pe hartie sunt scanate si introduse in sistem, iar catre documentele in format electronic deja existente se creeaza o legatura sau se ataseaza si ele in sistem.
Sistemul de Document Management aduce functionalitatea de a corobora si a sistematiza toata informatia cuprinsa in documente. Astel incat accesul la informatie sa se realizeze simplu si rapid pe baza interogarii sistemului.
Documentele se pot indexa ordonat dupa criterii impuse precum: furnizor, departament, regiune sau orice alti parametri importanti ai afacerii dumneavoastra.
Spre deosebire de arhivarea fizica, sistemul electronic de document management permite indexarea documentelor si crearea de legaturi intre ele astfel incat regasirea informatiei sa se realizeze in cel mai simplu mod.
Practic, interogarile si cautarile informatiei facandu-se dupa criterii multiple si dupa cuvinte cheie relevante.
Este foarte important de mentionat nivelul de acces la informatie. Accesul se va face in baza permisiunilor setate de administratorul sistemului.
In caz de calamitate naturala.
Mai devreme vorbeam de situatii de calamitate, ei bine, sistemul electronic de management al documentelor permite, replicarea informatiei in locati multiple, astfel incat in baza unei strategii de siguranta bine pusa la punct, afacerea va putea fi continuata din alta locatie.
Apropo, acest tip de scenariu a fost prezentat si pe discovery ca studiu de caz al unei mari companii de comunicatii care a fost lovita de o tornada.
Furnizorul putand sa opereze in continuare dintr-o locatie provizorie avand acces la informtia de pe server-ul de siguranta.
